メールでも会話でも結論から伝える、簡潔に書く事の重要性


今回のテーマは、

メールでも会話でも結論から
伝える、簡潔に書く事の重要性

について紹介します。

日本人なら誰もが日本語を喋り
理解できるわけですが、

コミュニケーションスキル
そのものを学ぶ機会というのは
なかなかありません。

だからこそ伝える能力は
人それぞれ違っています。

時間がない中、相談を
受けて話しを聞いているのに、

要するに何が言いたい
のか分からず、

やきもきしてしまう…

そんな経験をした事は
ありませんか。

伝える方も、伝わる方も、

お互いが混乱してしまいます。

会議の場でも、

「私の意見としては…」

と言いながら、

賛成か反対か、いっこうに
意見が見えてこない人が
少なからずいます。

多忙を極める
ビジネスシーンでは、

仕事が出来る人ほど、

結論を一番最初に、
端的に伝えるものです。

結論から伝える事の重要性

大切なことから伝える、

シンプルコミュニケーションを
まずはマスターすべきでしょう。

周辺情報や理由を
先に述べていると、

肝心の結論が伝わらないまま
になってしまうケースが多く、
非効率だからです。

恋人同士や友人同士なら
結論のない話しをグダグダしたり、

メールのやり取りをしても
問題はないでしょう。

しかし仕事で会話をする時は、

「私は反対です。
なぜなら・・・」

「○○について承認を
もらいました。

経緯としましては、、」

など、仕事を進める上で
大切な情報を先に伝えてから、

補足説明をすれば良いのです。

時間は最も大切な資源です。

コミュニケーション一つとっても
それを意識するかしないかで、

一流と二流を分けたりします。

これが相手の時間を奪わない
生産性を上げる方法です。

メールでも会話でも簡潔に

最近ではビジネスシーンでも
メールでのやり取りが

当たり前になってきました。

書くことと話すことは
似ているようで違いがあります。

対面のコミュニケーションのみならず、

メールでも、より早く
結論を伝える事で、

相手の負担は減っていきます。

工夫すべきは「件名」で、

タイトルだけで内容が
判別できる形が理想です。

例えば、

「○○会議について」

ではなく

「議事録送付:○○会議」

など、

会議に関するどんな
内容なのかまで分かるような
一言を加えると良いでしょう。

さらに、

【要返信】【緊急】【業務外】

など、メールの重要度や
緊急度を伝える言葉を添えると、

評価もグッと上がるはずです。

メールは後ほど探索して
チェックすることもありますから、

この辺りも気遣いながら
メールをかけるようになれば、

ますます伝える力は伸びるでしょう。

メールを簡潔に書く事の重要性

分かりやすいメールを
書けるという事は、

結果として相手への
気遣いができている事になります。

だからこそ結論から伝える事、
簡潔に書く事の重要性
を忘れては行けません。

最後まで読まないと
結論が分からないものは、

相手の時間を無駄にし、
負担を増やします。

相談事があったり、
相手に何かを頼みたい時、

言いにくいという遠慮から、

結論を伝える前に長々と前置き
を書いてしまいがちですが、

冒頭で何をしてもらいたいかを
簡潔に書く事こそが、

心地よいメールのやり取りを
生むものです。

言い過ぎも良くないですし、

あまりに簡潔すぎても
伝わらないことがあります。

ここでもバランスな訳です。

適切な伝え方ができてこそ
効率的なコミュニケーションは
完成するわけです。

仕事が出来る人のコミュニケーション

例えば、

「相談したい案件があり、
30分程面談の時間をいただく
思っています。

以下の内容をご確認いただき、
ご都合の良い時間を
教えていただけますでしょうか。」

と用件を伝え、

具体的な内容はその後に
書きましょう。

仕事が出来る人は、

常に

「相手にとって心地よいか」

「情報が整理されていて
分かりやすいか」

を重視してコミュニケーション
をとっているのです。

最近の若者は、

喋るときはインダイレクトに
曖昧な表現をしがちで、

メールなら、

絵文字やスタンプ一つで
コミュニケーションを完結する、、

ということに慣れている
ようですから、

社会人になって苦労するかもしれません。

「相手にとって最も伝わる」

これを意識しながら普段の
会話も練習しておけば、

それが後々必ず役に立つはずです。

コミュニケーションなしの
仕事はあり得ないわけですから、

メールでも会話でも
結論から伝える事を意識して、

簡潔に書く事、伝える事の
スキルを磨いていきましょう。

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