会議の趣旨、目的を明確にし参加者と共有しておく事の重要性

会議の趣旨、目的を明確にし参加者と共有しておく事の重要性
今回のテーマは、

会議の趣旨、目的を明確にし
参加者と共有しておく事の重要性

について紹介します。

会議なしに仕事は進みませんが、

会議次第でその生産性は
上がったりも下がったりもします。

しっかりと生産的に活用する、

これはビジネスリーダーの
とても大切な要素でしょう。

何が決まる事もなく、

ダラダラと時間だけが
過ぎて行く、

そんな非生産的な会議は
企業の至る所で行われています。

10人集まる会議が
1時間行われるとしたら、

貴重な人件費のうち、

10時間分が使われている
という事です。

会議の時間を有効に使う事は、

仕事の効率を上げ、

企業全体の生産性を高める
為にとても重要な事です。

時間の大切さを知る
仕事のできる人は、

会議に入る前から、

「会議の趣旨」

を明確にしています。

「なぜ会議をする必要があるのか」
「その為に誰が集まるべきなのか」

をキチンと把握した上で、

時間を設定し、
メンバーを決めます。

そして、その全員に
会議の目的、その時間で
目指すべきゴールを共有し、

参加者が事前準備できるような
環境を整えておくのです。

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会議の趣旨、目的を明確にすること

人間の脳はフレームを
作ってあげないと、

情報が溢れてしまいます。

例えば、

同じように本を読むでも、

意図や目的なしに漫然と
読み進めた場合と、

何かしたの目的を決めた上で
本を読み進めたのでは、

得られる結果が違うでしょう。

ですから会議をする場合も、

参加者全員でその会議の
趣旨や目的を共有しておく、

シンプルですが見落とされがちな、

非常に大切なことなのです。

会議には、

どんどんアイデアを出す、

「プレインストーミング」
(ブレスト)

と、アイデアを元に
最終決定まで詰めていく
二つの段階があります。

そのどちらを会議の
趣旨にするかでも、

参加者メンバーがどう
意見を出して行くかが
変わってきます。

考え方のバラバラの会議だと…

ブレストは

「アイデアを否定し合わず
どんどん出していく」

事が大切ですが、

この趣旨が共有されていないと、

せっかく良いアイデアが出て
芽を摘まれて、

会議の場がしらけてしまいます。

一方、最終決定まで
詰めていく会議の場合、

批評や議論を進めながら
結論をまとめていくので、

ブレストとやるべき事が
まったく異なります。

この段階で余計なアイデアが
生まれても邪魔なだけです。

こうした趣旨の共有がなく
会議を行っても、

何も得られず、時間だけ
が過ぎてしまうのです。

細かな会議テクニックは
たくさんありますが、

最も大切なのがこの
「目的」なわけですから、

ここを外してはいけません。

参加者と共有しておく事のメリット

決められた時間で
会議の目的を達成するには、

事前に当日の進行計画を
立てる必要があります。

議題が複数あることもあれば、

参加者メンバーによって
導入知識を共有する時間や、

まとめの時間が必要な事も
あるからです。

万全の会議をするための
準備ができればできるほど、

その会議は有意義になるでしょう。

仕事が出来る人は、

議題の内容、参加者の
反応を想定しながら、

どの案件にどれくらいの
時間を使うべきかを

あらかじめ考えているので、

話しを脱線させる事なく、

会議をスムーズに
進む事ができます。

会議の趣旨、目的を共有しておく事の重要性

大切なのは、案件の
「重要度」の観点に

タイミングと言う時間軸を
加味して議論していく事です。

重要度だけで話す順番を
決めてしまうと、

議論が盛り上がりすぎて脱線し、

話しのゴールが分からなく
なることがよくあります。

時間がなくなり、
期限の迫っている緊急の議題の
検討ができないと言った

リスクも生じてしまいます。

会議で決まった事は、

行動に移して初めて
意味をなします。

会議中にその後のアクションを

「いつまでに」「だれが」「何を」

するかを明確にすれば、

会議後の個別確認も
不要になり

時間の効率化が上がります。

行動期限は、
できるだけ具体的に

「担当:○○さん、
期限:10月14日正午まで」

などと落とし込み、

それを全員で共有します。

会議をしただけで仕事を
終えた気分にならない、

会議をすること自体が
目的ではないわけですから、

会議を生かすための工夫は
リーダーの仕事でもあります。

ほんの少し意識して工夫
することの重要性を忘れず

仕事のできる人を目指しましょう。

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