相手の時間を奪う事なく、無駄なく正確に用件を伝える技術


今回のテーマは、

相手の時間を奪う事なく、
無駄なく正確に用件を伝える技術

について紹介します。

タイムイズマネー

と言いますが、

お金は一度失ったとしても
もう一度稼げば取り返せます。

しかし、時間はというのは
一度失ったら最後、

二度と帰ってこないのですから、

タイム・イズ・
マネー(より)貴重なもの

ということを認識しましょう。

そして自分の時間だけでなく、

相手の時間を大切にできるのが、

仕事のできる一流の人なのです。

例えば、

「会議の資料を作っておいて」
「面白い企画考えてよ」

…など曖昧な指示を投げられ、

戸惑った経験はないでしょうか。

社会人経験が
浅ければ浅いほど、

「何とか期待に応えなければ」

と自分だけであれこれ考え、

仕事を進めがちです。

指示の内容が理解できず、
目的を聞くと、

「勉強の為だから自分で考えろ」
「そこを考えるのが仕事だろう」

などもっともらしい返答をされ、

ますます何をしたら良いか
分からなくなります。

そんな苦い思いは誰にでも
あるのではないでしょうか。

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相手の時間を奪う事なく会話する方法

しかしこれは、

若手に仕事を依頼する側の
怠慢と言えます。

仕事の依頼には、

必ずその背景と目的、
期限や意義があります。

仕事を誰かにお願いし、

円滑に進めたいのなら、

情報を整理し、相手が
何をすべきか正確に伝えるべきです。

相手の時間を無駄にするのは、
最低の礼儀とも言えるからです。

仕事が早い一流の人は、

誰かに仕事を頼むときも、
その指示内容は明確です。

相手の時間を奪う事なく、

無駄なく正確に用件を伝える技術
を持っているものです。

誰に、どんなことを、
いつまでにやってほしいか、

分かりやすく言葉を
尽くして伝える事が、

仕事を迅速に進める術
だと知っているからです。

阿吽の呼吸が伝わる相手

ただし例外として、

頼む相手が阿吽の呼吸が
通じる一流の人であれば、

あえて抽象的なやり取りで
通じ合うという事もあります。

あまりにも細かな
指示をしてしまうと、

相手の能力の発揮を阻害する
事があると理解しているからです。

素人には見えない、

まさに達人同時の
真剣勝負と言えます。

優秀な人に仕事は
集中するものですが、

常に人の迷惑になっていないかを
考えている一流の人は、

仕事量もキチンと
調整していきます。

タスクが多すぎて
仕事の質が落ちていけば、

スムーズに仕事を
進める事が難しくなり、

結果的に周囲の時間を
無駄にしてしまいます。

自分の『本分』、つまり、

自分がやるべき仕事を
冷静に取捨選択する事も、

時間を効果的に使う方法なのです。

そして相手の時間を奪う事なく
自分の意見を伝えようとします。

相手の時間を奪う会話例

確かに時代が進み、
技術革新が起こるに連れ

コミュニケーションにかかる
時間は大幅に短縮されました。

手紙から電話、今なら
メール一本を、

即時に相手に伝えられます。

そういう意味では
ものすごく貴重な技術です。

しかしだからこそ、

私たちも考えなければ
ならない部分も出てきます。

例えば、

メールのやり取りで
会議のスケジュールを決めるときも、

何気なくやり取りを
してしまっていないでしょうか?

A:
「いつごろがよろしいですか」

B:
「来週の前半でお願いします」

A:
「火曜日の10時~11時は
いかがでしょうか」

B:
「水曜日の同じ時間であれば
大丈夫なのですが…」

など何通もやり取りするような
メールは送りません。

これでは、

スケジュールを決めるだけで
仕事時間が削られてしまいます。

相手の時間を奪う事ない用件を伝える技術

これに対し仕事のできる
一流の人のメールのやり取りは

A:
「○○について打ち合わせしたいので、
来週お時間いただけますか?

火曜日もしくは水曜日
10時~13時の間で30分間、

ご都合つくタイミングが
ありましたらご連絡ください」

B:
「では、火曜日13時に
2階の会議室にお越し下さい」

など、1往復のやり取りで
完了できるように

具体的な内容を最初から送ります。

ちょっとした意識の違いですが、

積み重なれば大きな時間の
違いになるわけです。

できる人ほど、

人間関係を円滑にする
相手への気遣いやユーモア
臨機応変に使いますが、

相手に負担をかける
無駄は極力省きます。

効率よく仕事を進める為に、

自分にも相手にも最小限の時間しか
使わせない術が身についているのです。

なぜなら先ほども言ったように、

最も貴重な資源が時間だからです。

これは意識すれば
変わる事ができるものです。

時間の有効利用ができるほど
一流の証とも言えます。

相手の時間を奪う事なく、
無駄なく正確に用件を伝える技術を
身につけていきましょう。

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