アウトプットの際に役に立つメモ、資料などの整理整頓術


今回のテーマは、

アウトプットの際に役に立つ
メモ、資料などの整理整頓術

について紹介します。

これまで情報をインプットし、

それをプレゼン資料やレポートなどに
アウトプットしていく方法について
紹介してきましたが、

そのインプットからアウトプットまでの
中段段階で必要な活動があります。

それは資料の整理、それにメモやノートの
作成などといった整理整頓です。

これら上手い下手が、

アウトプットの質や効率に
大きく影響するのは言うまでもないでしょう。

出来るビジネスマンほど、
机の上が整理整頓されていたり、

パソコンのデスクトップ上が
しっかり整理整頓されていたりします。

整理整頓に工夫があるからこそ

そんな小さな工夫でも
大きな成果につながるのです。

ではアウトプットの際に効果的な
整理整頓術を紹介していきましょう。

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紙の資料の整理整頓

まず紙の資料の整理について
考えてみましょう。

デジタル化した現代社会でも
なぜか紙のメモや資料は溜まっていく一方で、

どうやって整理していいか
混乱して悩む事がありますが、

パソコンを使わなかった
ピーター・ドラッカーが、

紙の資料をどう整理してたのか…

気になる所ですが、

残念ながら関連情報は恐らくないでしょう。

もしドラッカーが知的生産、
情報処理の整理整頓法に
関する本を書いていたら、

きっとベストセラーになっていたでしょう。

ただ彼の手法を推測しながらも、

整理整頓に関する先人の知恵を
参考にして取り入れる事は出来ます。

個人的には紙の資料に関する
きわめて画期的な手法は、

野口悠紀夫さんの『「超」整理法』
が挙げられます。

また実は野口さんの整理法は
ドラッカーの思想とも大いに関連があるのです。

超整理法の整理整頓術

野口さんの「超」整理法は、

ベストセラーになったので知っている人も
多いと思いますが、

ここで簡単に紹介しましょう。

彼の勧める方法は、

情報を分類せずに必要な情報に
アクセスするというものです。

すなわち情報を分類せずに整理する

という逆転の発想を基本コンセプトにしています。

これはこのテーマ、こっちはこのテーマ

私たち幼少期から
国語算数理科社会など、

テーマを分けて整理する
癖がついているものですが、

彼はこれを否定します。

具体的には、

机に散らばっている書類を
ひとまとまりにして角型2号の封筒に入れます。

封筒の右肩には日付と
書類の内容を書きます。

これをスペースを空けた書棚に
左端から順に並べていく、

と言うきわめてシンプルなものですが、

テーマでなく、時間軸で整理する

この手法の優れた点が、

このシンプルさに加え、
その運用方法にあります。

無駄を省いてこそ整理整頓

大量のメモ、資料や書類があったとして

それが本当に必要か?…と言えば
決してそうではありません。

無駄なものは省いていけてこそ
整理整頓術なのです。

そう出なければ効果的な
アウトプットは出来ません。

ここで、何か新しい書類が発生したとします。

そうしたら、先と同じように封筒に入れて、
本棚の左端に入れます。

再び取り出した書類についても同様で
左端に戻す事をルールにします。

これを繰り返していくと、

すると使わない資料が
だんだん右端によっていきます。

つまり不要なものが 
右側に押し出されていくと言う訳です。

「端に来たものは使わなかったものなので、
不要である確率が高い。

そこで、確かめた上で捨てる」

と言うのが野口さんの本人の弁で、

これを「押し出しファイリング方式」と呼びます。

この押し出しファイリング方式の
仕組みをもう一度良く見てみると、

ポイントは、古くさくなって
もう使わないメモや資料を体系的に廃棄する
という点でしょう。

つまりこの方法は、
ドラッカーの提唱した

体系的廃棄を地で行く手法なのです。

しかもシンプルで面倒も
掛からない素晴らしい資料の整理整頓法です。

ドラッカーは組織論においても
新陳代謝のため、ムダな贅肉は定期的にそぎ落とす
体系的廃棄の重要性を説きましたが、

これはおそらく、
机周りの整理整頓でも応用できるでしょう。

成果を上げるアウトプットのためには
成果を上げない、貢献しない資源は捨てなければいけない。

これこそ整理整頓術で
最も根幹となる大切な行為だと思います。

押し出しファイリングのデメリット

私はこのドラッカーの体系的廃棄を
応用した野口さんの整理術に感銘を受けて、

しばらく使わせていただいていましたが、

ただこの押し出しファイリング方式も
完璧では無い事に気づきました。

人それぞれ仕事のやり方や
扱う資料の量が異なるのは当たり前ですが、

少し現在では自分なりにアレンジして
この整理整頓術を使わせてもらっています。

確かに情報量、すなわち
書類の量が比較的少数だと、

押し出しファイリング方式は
上手く機能します。

ところが1テーマに関する
アウトプットが例えば

本を一冊書き上げる

…となれば関連する
書類はかなりの量になります。

参考図書やコピーなどを
集めるととてもでないですが、

封筒には入りません。

現実には入り切らないのですが、
仮にこれを角型2号の封筒に入れたとします。

今度は封筒の中から
目的の資料にアクセスするのに
非常に時間がかかります。

これが繰り返されると、
時間のロスは甚だしいです。

ここで「テーマ別に分ける」という
昔ながらの手法に戻るか…と言うジレンマに
陥ってしまいます。

1テーマの情報をいくつかに
グループ化して小分けにする事も
考えられます。

しかし、これは「情報を分類せずに」
という「超」勉強法の考え方に反してしまいます。

また仮にグループ化するとしても
どういう基準を用いるかが問題になります。

なので以下のような手法を
試してみる事にしました。

整理整頓に必要な4つのアイテム

まず気になったのが封筒です。

私の場合とてもではないですが、
封筒には入り切りませんでした。

このようなことから、

勉強テーマに関する資料が
多くなる場合は、

角型2号封筒の代わりに、
パイプ式ファイルの利用がオススメです。

イメージとしては
本棚をバインダーに縮小するようなイメージです。

メモや資料が大量になりそうならば、
このファイルを用意して、

ファイルの背に勉強テーマのタイトルを書きます。

そしてプリントアウトやコピーした
関連資料は、

パンチで穴を開けて、
ファイルに綴じていきます。

綴じる順序をここで考えず、

資料を入手した時間順に綴じていきます。

時間順の効用は、野口さんの著書でも
指摘している通り、

情報を探索する際の重要な手がかりになります。

しかしこれでは書類を束ねて
封筒に入れているのと変わりがないです。

単に入れ物がファイルに変わっただけとも言えます。

そこでもうひとつ重要になるのが
インデックスラベルです。

つまりシールになっている
見出しのツメです。

このインデックスラベルに
資料のタイトルを記入し、

資料の先頭ページに貼付けておく、

資料の重要箇所には
マーカーで線を引き、

付箋を貼っておくのも忘れないようにします。

この方法を使ってから
私はアウトプットの効率がだいぶ上がりました。

メモ、資料の整理整頓に工夫をしよう

バインダーでまとめるという

以上の手法は決して
目新しいものではないでしょう。

しかし古典的なこの昔ながらの
整理整頓法には

いくつかのメリットがあります。

まず紙の資料が固定化されると言う点です。

綴じられていない紙の資料は
どこかに無くしてしまうリスクがあります。

角型2号封筒に入れた書類も
まさにそうで

封筒への戻し忘れもあるでしょうし、
別の封筒に紛れ込んだり、
封筒が破れてバラバラになったり、

そういった面倒なことが起きますが、

パイプ式ファイルであれば
必要な情報に少なくとも
アクセスできる事もありますし。

バラバラになるリスクは低いです。

そして目的のファイルを手にしたとして、

インデックスラベルにざっと目を通せば、
目的の資料は容易に見つけ出せます。

また探し物は、該当する
資料のマーカーを引いた重要箇所と
ほぼ相場が決まっています。

ここの資料の重要箇所を持つ
ページに付箋が張ってるから

そのページを開く、

そしてマーカーに目をやれば
目的に情報に行き着けると言う訳です。

この

バインダー>インデックスラベル>付箋>マーカー

という大中小とうまく整理整頓が出来る
と言う意味でこの手法を私は重宝しています。

さらにこのパイプ式ファイルを
用いた手法では、

押し出しファイリング方式の
考え方もぜひ活用すべきでしょう。

つまり使わないファイルが
端に押しやられるよう工夫します。

そして端に来たファイルについては、
中身を確かめて、

パイプ式ファイルからバラして捨てます。

もちろん、空いたパイプ式ファイルは、
新しいテーマ用に再利用します。

このように、

・パイプ式ファイル、
・インデックスラベル、
・付箋、
・マーカー、

と言う

「資料の整理整頓4点セット」

を使うと、

紙の資料の中にある
必要な情報にかなりのスピードで
アクセスできるでしょう。

そしてドラッカーの提唱した
体系的廃棄を野口さんの手法で整理も出来ます。

ひとつの勉強テーマに対して、

扱う資料の量がそれほど
多くないのであれば、

角型2号封筒を用いた方法も
十分機能します。

一方で1テーマで取り扱う
資料の量がかなりの場合、

資料整理4点セットを使ってみてください。

今回の方法を参考にしつつ、

ぜひ効果的なアウトプットのために
資料の整理整頓も工夫をしていってください。

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