効果的なプレゼンテーションの構成を準備する考え方と作り方


前回素晴らしいプレゼンテーションを行う
ための基本的な考え方を紹介しましたが、

今回は効果的なプレゼンテーションの
構成を準備する具体的な方法、
考え方と作り方を紹介します。

少人数に向けて行う
プレゼンテーションは

数日間に及ぶ、大金のかかった
交渉ほどドラマティックではないですが、

原則は同じです。

とにかくまず必要なのが、

参加者たちの心を読み、
合意をまとめるのに必要な点を見つけ出します。

効果的な提案ができるように
まず覚えておいてほしいのが、

交渉には「4の法則」と呼ばれるものがあります。

どんな交渉でも、
本当に議論を必要とするポイントは
「4点に絞られる」と言う事です。

そしてこの4点の軽重、優先順位が
あなたと交渉相手で異なると言う事、

例えば、一方が、

「値段」

もう一方が

「品質」「迅速性」

を最優先に考えていたとします。

この場合、

高品質や納品の迅速性ができる
範囲で値段が妥協できれば、

交渉は成立するのです。

しかしもし値段だけを争点に交渉すれば
いつまでも結論は出ず、決裂するでしょう。

なのでプレゼンテーションを行う前に、

問題になりそうな4点を想定するのです。

そしてその中で自分は何を優先し、
どの程度なら相手に譲歩できるか、

目安を決めておきます。

そして後は自分の望む結論に
つながるように提案するために、

スピーチの構成を考えれば良いのです。

ここでも準備の差がものを言います。

事前に考える量が多いほど、
有効な提案ができるのです。

それではプレゼンテーションの
考え方と作り方について、

以下のポイントを参考にしてください

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紙の上で考える

効果的なプレゼンテーションに向けて
構成を考えてまとめるときは

とにかく紙に書き出しましょう。

頭の中でだけ考えていても
恐らく忘れてしまいますし、

本番で詰まる事があります。

特にあなたの提案に対して
出るであろうと想定する反対意見、

それを覆すための筋の通った
答弁を準備しておきます。

アドリブで考える事も大切ですが、

それ以上に考えつく事は
あらかじめ考えておきます。

当然予想外の意見が出る事もありますが、

準備をしておいて損はありません。

それを頭に中で想像しておくにとどめず
しっかりと紙に書き出しておきます。

そうすれば本番でも落ち着いて対処できます。

そしてプレゼンテーション中に
人から出された質問や反論は

丁重に扱い、真剣に考慮する
と言う態度を示します。

相手の意見に理解を示した上で、

あらかじめ練っておいた自説を
展開します。

そしてあくまでも、今その場で
思いついたようにするようにします。

常に冷静に、友好的に

あなたのプレゼンテーションの提案に
対してどんな異論、反論が出ても、

友好的な態度で礼儀正しく
受け止めるようにします。

トップセールスマンの
考え方の極意は、

決して押し売りではありません。

自分と相手の意見を
合致させる必要があります。

どんな意見でも冷静でいられるよう準備し、
対応できるよう構成を考えておくのです。

火に油を注いで討論しても
意義はありません。

反対派に対して低姿勢で臨めば、
相手にもあなたの意見を考慮しようと言う
余裕が生まれます。

また少人数のプレゼンテーションでは

ドラマチックなスピーチや演説のように
ならないように注意しましょう。

あなたが主役ではなく

あくまで「合意」が主役ですので、

それをふまえた作り方を
意識する方が良いでしょう。

必要な事を話し終えれば、
簡単に締めくくり、

他の参加者の質問や意見を
必ず受けるようにしましょう。

この時間を圧迫するような
構成を準備しては行けません。

緊急の場合でも
話し合いの時間が取れるよう、

プレゼンテーションでカットできる部分も
用意しておいた方が良いでしょう。

参加してもらう事

スピーチとプレゼンテーションの違いが
双方の意見を合わせると言う事、

もちろんスピーチでも参加者に
議論に参加してもらう方が良いですが、

効果的なプレゼンテーションでは
よりいっそう出席者を巻き込んで議論を
進めた方が、

その人たちがどう考え感じているか
より深く理解できます。

最終的にその方があなたの提案に
同意をしてくれる確率も高まります。

構成を準備する段階でも、

いかに参加者を巻き込めるか
工夫をしましょう。

質問をしたり、シェアの機会を設けたり、
エクササイズの機会を準備するのも良いですね。

身体を使ったり、五感を使う
工夫ができればよりいっそう
素晴らしいものになるでしょう。

参加者を巻き込む形で
構成の作り方を考えます。

プレゼンテーションには
取り入れた方が良い集団心理があり、

それは

「グループのメンバーはみな、
あるメンバーが受けた扱いを同じように
自分にも受けたように感じる」

と言う心理です。

つまりあなたがある参加者を
優しく丁重に扱えば、

他の人々も自分が大切に
されたように感じます。

逆に誰かに対していらついたり、
かんしゃくを起こしたりする場合も同じです。

この点はきちんと注意しましょう。

序列を付ける

先ほど言ったように
少人数のプレゼンテーションでは

全員を平等に扱わなければ行けません。

が、同時にグループ内の
序列には十分気を配る必要があります。

たいていのグループには
中心となる人がいて、

その人の発言や態度は
他のメンバーに大きな影響を与えます。

もしあらかじめ分かるなら
そのグループ内の中心人物を特定し、

その人の正確やバッググラウンドを
把握するように準備しましょう。

分からなくても進めていくうちに
たいてい分かってきます。

心理学を学ぶほど分かるのですが、

個人心理と集団心理は
天と地ほど違う場合があります。

グループと言うのは
興味深い特徴があり、

最高位から下位へと
グループはいくつかの階層に
分かれています。

中にはほとんど影響力を
持たない人たちもいます。

なので効果的な
プレゼンテーションをするなら

中心人物を見つけ、
その人に話しかけるつもりで
プレゼンテーションの行う事です。

その中心的人物が
無口な場合もあれば、

盛んに発言する事もあるでしょう。

いずれの場合も早くその人を見つけ
その人を重視する事です。

たまに別の有力者とも
目を合わせる必要がありますが、

最後に必ず中心的存在に視線を戻し、
話についてきているかどうか
確認します。

以上の考え方、作り方を参考に
効果的なプレゼンテーションの
構成を準備しましょう。

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