効果的な会議で成果を出すコミュニケーションテクニックと心構え


会議というのは文字通り
「会って議する」という意味で、

語源は中国の古典『史記』からだそうです。

古今東西、人が集まって話し合う、

という形のコミュニケーションは
常に行われてきたわけですが、

その中で結果を出す人は
どんな特徴があるのでしょうか?

前回まで会議を成功させる
必要な基礎的な考えを紹介してきました。

成果を出す秘訣は準備です。

どの分野でも、プロであれば
準備を怠らない物です。

自分が参加者でも主催者でも
たとえ相手が一人であっても、

周到な準備をして望んだ会議では

必要な自己アピールができ、
望み通りの結果が得られます。

どんな場合でも、人を動かす
話し方ができるのがプロです。

どんな会話でも主導権を握りましょう。

あなたの考え方を納得させ、
影響力を持つ者になりましょう。

そしてチームメンバーとシナジー
効果を生み出せるようにしましょう。

そのためには

どんな会議でもしっかり準備をし、
相手を敬う手法を活用する事です。

さらに会議を上手くやるために
必要な心構えやテクニックを紹介します。

とにかく積極的に参加する

会議でも何でも仕事で
成功するためには

受け身でなく主体性を持って望む事です。

結果を出す人は、消極的姿勢でなく
常に積極的姿勢を持つものです。

会議を効果的なものにするには

あなたは始まってから5分以内に
一回は質問か発言をして

存在感を示しましょう。

その後も定期的に発言をします。

そうすれば、
出席者全員から一目置かれ、

会議の中心人物になれます。

5分以上何もしないでいたら無視されるか
軽んじられると認識しておきましょう。

参加人数の多少に関わらず、

会議の最終目標はこれから
何をすべきかを決める事です。

各問題を議論する中で、

今後どんな行動をとるべきか
主張し、呼びかけましょう。

発言なしに存在感は引き立ちません。

「5分に一回は発言する」

この会議におけるコミュニケーション
テクニックは強力です。

進んで責任を引き受けるべし

「積極的な参加者」

となるには先頭に立って動く事です。

責任を取る人はリーダだと認識されます。

そして人はあなたに
ついていきたいと思うのです。

こうして人に影響力を
及ぼせるようになるのです。

経済学者のパレートさんが発見した
80対20の法則と言うものがあります。

どんな組織、どんなチームでも20%の
人間が80%の仕事をやっています。

行動を呼びかけ、
いつも進んで責任を負えば、

誰からも尊敬され、
重んじられるでしょう。

多くの人は責任から逃げ、
誰かに責任を負わそうとします。

だからこそ、

自らが積極的に
責任を負うアピールをすれば、

あなたはリーダーとして
認識されるのです。

これは会議においても同じです。

問題を議論している時、

「この問題では、どんな行動計画を
立てるべきでしょう?」

「先ず何をすべきでしょう?

「そしてその次は?」

など積極的に発言しましょう。

手を挙げて自ら働く意志を示しましょう。

あなた自ら進んで動こうとすれば、

それだけで幹部たちはあなたを
能力を買うようになるでしょう。

そして部下はあなたに
ついていきたいと無意識レベルで
感じるようになります。

前もって準備をする

あらかじめ発表の機会を
与えられている場合は、

次の順序でスピーチを
組み立てましょう。

最初に、自分の主張を述べます。

それから、そう考えるに至った理由、

具体的による検証、

最後にもう一度、主張を繰り返します。

経営学の権威である
ピーター・ドラッカーもこう言っています。

「有能な人間は常に、会議の冒頭に
その会議で達成すべき目的や課題を述べる。

そして、会議の終わりには、
冒頭の言葉を振り返り、

当初の目的に対する結論を述べる」

…と、

こうすれば、スピーチの内容も
さることながら、

しっかり準備してあった事が

主催者にも参加者にも
深く印象づけられるでしょう。

コミュニケーションにおいて

雑談やふんわりとした会話も
重要な役割を持ちますが、

会議においては、とにかく

ロジカルで洗練された主張を
簡潔に述べる事の方が大切です。

目的や主張を強調する、

あなたにとって効果的な会議で
成果を出すことができるのです。

会話の壁を作らない努力を

もしあなたが会議の議長を務める場合、

その影響力は絶大です。

誰もがあなたの動向を見守ります。

もし賛成や反対を
明らかにしたりでもすれば

全体の流れを左右しかねません。

だから会話に壁を作らないような
工夫をしてあげる必要があるのです。

参加者の発言には、うなずいたり
微笑んだりして励ましましょう。

活発に意見を交換できる雰囲気、
場作りをあなたが積極的にするのです。

会議で発言するのはステージに
立っているような物です。

スピーチテクニックがここでも活きます。

人の意見、特に目上の人からの意見は
スポットライトにさらされるような物です。

あなたの言葉が元気づける事もあれば、
落ち込ませる事もあります。

普通の人にとってそれは
大きなチャレンジです。

あなたはその壁を低くしてあげる
努力をするべきです。

誰かにちょっと眉をひそめたり、

不機嫌な顔をしたりしただけでも、
参加者は見逃さないものです。

たちまち険悪なムードが広がります。

個々の意見に好き嫌いがあっても、

会議のリーダと言う立場をわきまえ、
参加者の自尊心を尊重しましょう。

誰しもが活発な
コミュニケーションが
取れるように気を配りましょう。

誰か参加者の言動が
目に余るときには、

その場では注意せず、

後日会う機会を設けた方が言いでしょう。

「褒めるときは人前で、叱るときは内々に」

が鉄則テクニックです。

座る位置も意識してみよう

会議で壁を作らないもう少し
具体的なテクニックがあります。

テーブル越しに人と話をすると

物理的な距離が心の距離感も
隔ててしまう事があります。

離れて座る人間は、不思議と考え方も
距離があるような気がしてしまう物です。

こうならないためには、

あなたが参加者の場合は、

キーパーソンのはす向かい
なるべく座ると良いでしょう。

例えば、
向かい側の席から隣に移っただけで、

壁がなくなり、

相手と一層親密なコミュニケーション
がとれるようになります。

目当ての人物と目が合う近い席に
移りたいと、遠慮せずに申し出ましょう。

私も長年そうしてきましたが、
断られた事は一度もないです。

積極的に動くほど
熱心さも相手にアピールできます。

たいていは思いも寄らない提案に
喜んで賛成してくれるでしょう。

以上、効果的な会議で成果を出す
テクニックと心構えを参考に、

素晴らしい会議をしていってください。

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